Должность секретаря

- А какое у тебя образование? – секретарша Оля искренне интересовалась новой сотрудницей.
- Техническое, - ответила новая сотрудница, то есть я. – Пищевая промышленность, инженер.
- Как интересно, это ресторанный бизнес?
- Не совсем. Это производство. Первый диплом у меня по кондитерке, а второй – по производству спирта.
- Два образования! – Оля выпучила глаза: - Будь у меня два образования, я бы точно не сидела тут секретаршей…
Я усмехнулась про себя: со своими двумя дипломами я только три месяца, как «не секретарша».

В секретари я попала потому, что надо было что-то кушать, пока не реализовалась творчески. К настоящему моменту мой секретарский опыт приближается к пятилетке, так что у меня есть некоторое моральное право рассуждать об этой профессии. Признаться, были моменты, когда я ненавидела то, чем занимаюсь. Я то сама прекрасно знала, какой тяжкий труд у секретаря, и меня раздражало то, что остальное большинство сотрудников смотрят на меня (как мне казалось), как на девочку, неспособную на что-то большее, чем подавать кофе. А у девочки, подающей тут вам кофе, два образования, между прочим. И опыт журналиста. Надо ли говорить, что я совала свой нос в каждую редакцию на этажах медиахолдинга, и всячески старалась обратить на себя внимание, разве что только в постель к шефу не залезла (говорят, такое иногда бывает среди секретарш, но я не сталкивалась).

А бывало, что я заходилась в таких приступах любви к своей работе, что называла себя гордо «секретаршей», обожала свой напыщенный коллектив и давала себе слово никуда отсюда не уходить. Я следила за тем, чтоб пружинки для брошюровщика лежали в коробках по цветам, с удовольствием расставляла стулья в переговорной симметрично, отвечала на звонки бодрее, чем всегда, а, подавая кофе шефу, делала ему веер из салфеток корпоративных цветов, и открывала новую пачку печенья, чтоб, значитса, любимому начальнику битая печенюшка не попалась. Я летала по офису, и мною любовались. Всё делалось быстро и незаметно, мне все были рады, а в этом и есть смысл работы секретаря.

Привести к секретарскому месту могут разные причины: либо ты студентка, либо выпускница ВУЗа и у тебя ноль опыта, а работать хочется, либо так вышло, что каких-то специальный профессиональных навыков у тебя нет, а работать надо. Мотивации могут быть самые разные, но в любом случае той, кто устраивается работать секретаршей, надо знать некоторые нюансы прохождения собеседований и самой работы.

Компании, подбирающие персонал, никогда не зададут вопрос прямо: нервная ты или нет, можно ли тебе доверить секретную информацию, неряха ты, или аккуратистка, вопросы будут совсем иными. Однако их цель – ответы как раз на такие вопросы. Вдруг ты гордячка, и откажешься кофе подавать? Или будешь делать это, как одолжение? А вдруг ты неграмотна? Вдруг у тебя есть привычка оставлять в принтере конфиденциальные документы?

Рассказ о себе – обязательная часть собеседования, всем и так понятно, что опыт учебы свой ты расскажешь без запинки, так как готовилась, может, даже наизусть учила. А вот то, как ты будешь без подготовки рассказывать о себе (о семье, или о хобби, или о последнем отпуске, вариации возможны), должно показать интервьюеру, как ты владеешь речью. Если ты не можешь связать трех слов устно, как же ты будешь объяснять разруливать конфликты и доходчиво передавать задания руководства по инстанциям? Возможно, тебя попросят представить какую-то ситуацию, и описать твои действия. Чаще всего это – несколько заданий сразу, или звонок возмущенного клиента. Множество одновременных заданий выполняются по принципу старшинства тех, кто их задал, за исключением срочных или установленных законом (отправление налоговой декларации, например). Возмущенный клиент устаканивается дружелюбным «Нет нужды повышать голос, сейчас мы Вам поможем!».

Вообще, секретарю запрещается произносить три вещи:
- Не кричите
- Не знаю
- Не буду делать

«Не кричите» заменяется корректным «Нет нужды повышать голос». Когда человек раздражен, ему нельзя говорить в приказывающих формулировках, он разозлится даже на «Не волнуйтесь», или на «Успокойтесь». Так что стараемся избегать высказываний, дающих инструкции к тому, как себя вести. Лучше отговориться нейтральным «Ваша ситуация не критична, мы сейчас разберемся». Никаких личностей! Честно говоря, фраза про «нет нужды…» для меня стала волшебной. Заучите, как мантру.